Qu’est-ce qu’une carte carburant ?
Qu’on l’appelle carte carburant ou carte essence, on parle invariablement d’une carte de paiement qui permet de se réapprovisionner en carburant. Elle peut être émise en prépayé ou en post-payé selon les préférences de l’entreprise. Par ailleurs, le suivi est individualisé. Les gestionnaires de l’entreprise peuvent donc visualiser les dépenses en temps réel, ce qui évite l’accumulation de plusieurs justificatifs à traiter. La carte carburant est fournie par l’employeur dans le but de couvrir les principaux frais de déplacement de ses collaborateurs. Elle est affiliée au salarié lorsqu’il utilise une voiture de fonction. En revanche, elle est généralement associée au véhicule dans le cas d’une voiture de service. Les cartes classiques sont émises par les réseaux de distribution. Elles ne fonctionnent donc qu’auprès des enseignes concernées. La carte essence Mooncard fonctionne différemment puisqu’il s’agit d’une carte multi-enseigne. Cela signifie que vous pouvez vous en servir dans n’importe quelle station service.
Comment fonctionne une carte essence ?
Lorsqu’un salarié se déplace en utilisant son véhicule personnel ou une voiture mise à disposition par l’entreprise, il doit obligatoirement s’approvisionner en carburant. En l’absence d’une carte essence, le salarié avance les dépenses et les reporte à ses notes de frais qui seront ensuite étudiées par les gestionnaires. Les frais en question seront alors déduits d’un quota alloué régulièrement ou remboursé ultérieurement selon la politique de l’entreprise. La carte carburant simplifie la mobilité professionnelle. Lorsqu’il passe dans une station service pour se fournir en carburant, réaliser des menus entretiens, solliciter un lavage de la voiture ou faire des achats en boutique, le salarié utilise sa carte essence pour régler la facture. Selon son type, la carte peut également couvrir les péages et les frais de stationnement. Il n’y a pas de dépense à avancer par les collaborateurs possédant une carte carburant.
Pourquoi utiliser une carte carburant ?
La carte essence simplifie la gestion comptable des entreprises et c’est justement son principal avantage ! Dans les faits, cette solution de paiement vous permet de :
- réguler le périmètre des dépenses professionnelles en définissant les usages autorisés, en limitant les jours/heures auxquels la carte peut être utilisée
- visualiser les dépenses de vos collaborateurs en temps réel et recevoir des notifications à chaque fois qu’une carte carburant est utilisée
- permettre une plus grande autonomie à vos collaborateurs sachant que la carte peut être activée 24h/24 et 7j/7si vous le souhaitez
- simplifier la fiscalité grâce à l’exportation automatique des relevés de TICPE et TVA suivant l’immatriculation d’un véhicule, le nombre de kilomètres parcourus, le litrage de carburant acheté…
La carte essence est la solution idéale pour que les déplacements dans le cadre professionnel soient à la fois plus flexibles et mieux gérés. N’oubliez pas qu’elle est totalement personnalisable !
